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スプレッドシートにQRコードを使う理由
シフト表、価格表、リーグの順位表は毎週のように中身が変わり、壁に貼った印刷物は水曜日にはもう古くなっています。スプレッドシート用のQRコードなら、印刷物の代わりに最新のシートそのものを開けます。Google Sheets、Excel for the web、OneDrive、SharePoint、iCloud上のNumbersのリンクのほか、ご自身のサーバーに置いたXLSXやCSVも指定できます。QR Globalが保持するのはアドレスだけです。読み取った人には毎回、最後に保存した版が表示され、閲覧だけにするか、コメントまで許すか、編集も認めるかはあなたが決められます。たとえば当番表に自分の名前を書き込んでもらう、といった使い方もできます。シートの保存場所が変わったら、コードの行き先を書き換えるだけで、配った紙もすべて自動的に新しい場所を指します。
- 開かれるシートは常にあなたの最新版で、先週刷った紙のように古い情報が出回ることはありません。
- Google Sheets、Excelのオンライン版、Numbers、ご自身でホストしているファイルに対応しています。
- シフト表や価格には閲覧専用、参加者名簿や共有の記録簿には編集可能、と用途で使い分けられます。
- 印刷後もリンクを変更でき、シートが何回開かれたかも把握できます。
シフト表
休憩室に貼ったコードから現在の勤務表が開くので、古い控えを見て出勤する人がいなくなります。
価格表・在庫表
卸売業者がカタログにコードを刷っておけば、バイヤーは発注の前に在庫の有無を確かめられます。
地域のスポーツリーグ
クラブハウスのポスターから、運営者が試合のたびに更新する日程、結果、順位表にアクセスできます。
当番・参加者の名簿
ボランティアは編集できるシートに自分の名前を書き込み、出店、送迎、清掃の担当を引き受けます。
設備・保守の点検記録
機械に貼ったステッカーから整備記録が開き、技術者は点検のたびにそこへ結果を書き残します。
その他のファイルQRコード
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スプレッドシートQRコード作成ツール
表計算QRコードは、線形の文書やプレゼンテーションスライドの連続とは異なる、数値・フィルター処理・計算のために構造化された表形式データを開きます。
このQRコードとは？
スプレッドシートQRコードは、たとえばGoogleスプレッドシートやExcelのオンライン版でライブの表を開きます。訪問者はデータを閲覧でき、あなたが許可していれば編集もできます。
主な活用シーン
- ✓表形式のサプライヤーの並べ替え可能な価格リスト。
- ✓日付でフィルターできるスタッフのシフトスケジュール。
- ✓計算式付きの建設請負業者の見積もり。
- ✓社内利用のための倉庫在庫レポート。
QRコードの作成方法
Googleスプレッドシート、Excelのオンライン版、Numbersでシートを開きます。
リンクを持つ人が閲覧でき、申込名簿なら編集もできるように共有して、そのURLを貼り付けます。
スマートフォンでシートを見て、正しいタブと列が表示されているか確認します。
スタッフルーム、カタログ、クラブハウスなど、表が必要になる場所にコードを掲げます。
よくある質問
複数人が同時にファイルを編集できますか？
Googleスプレッドシートは、静的なXLSXファイルと異なり、リアルタイムの共同編集に対応しています。
共有に最もシンプルなフォーマットはどれですか？
CSVは最もシンプルで汎用的な表形式フォーマットですが、フル機能の表計算が持つ数式やフォーマットは持ちません。
Google Sheetsのファイルをサインインなしで開けるようにするには？
「共有」画面の「一般的なアクセス」で「リンクを知っている全員」を選び、閲覧できる状態にします。訪問者にシートへ書き込んでもらいたい場合に限って、編集者の権限を選んでください。
特定のタブや範囲だけを開かせることはできますか？
できます。Google Sheetsで目的のタブを開いた状態のアドレスをコピーするか、A1:F30のような範囲をリンクに付け加えれば、スマートフォンにはブック全体ではなく必要な部分だけが表示されます。
大きな表はスマートフォンだと読みにくいのですが、何か手はありますか？
見出しの行を固定する、共有するタブの列を絞る、といった工夫が効きます。あるいは、Google Sheetsの「ファイル」メニューにある「ウェブに公開」でそのタブだけを公開すると、シンプルな閲覧専用ページになります。
編集可能なシートを誰かに荒らされたら？
Google SheetsとExcelのオンライン版には変更履歴が残るので、以前の状態に戻せます。訪問者に触れてほしくない列には保護をかけておきましょう。
代わりにXLSXファイルを配るのはどうですか？
サーバーに置いたXLSXをそのまま開くと、たいていはダウンロードフォルダーに保存され、表示にはオフィス系のアプリが必要になります。クラウド上のシートなら、スマートフォンのブラウザで最新の数字がすぐに表示されます。
スプレッドシートはQR Globalにコピーされますか？
されません。シートはGoogle、Microsoft、Apple、またはご自身のサーバーから外に出ることはなく、コードが知っているのはその所在地だけです。